検索不要！入札情報を自動通知する方法をご紹介

１．入札情報とは

入札情報とは、入札案件の情報を指します。

入札とは、国や地方自治体などの官公庁が企業などの民間事業者と契約締結を結ぶ際の契約方式です。何らかのモノを購入したり、プロジェクトや工事を行ったりするときに、民間事業者に協力を求めて事業を委託しますが、その際に入札方式で委託先の民間事業者が決められています。

発注機関が入札でのプロジェクトを実施する際、財源には税金が使われます。そのため発注機関は、税金の無駄遣いにならないよう、一定の条件の中で、信用でき、一番安い金額で請け負ってくれる事業者を指定する必要があります。

企業にとって、入札案件は受注する仕事の内容が決まっており、販促や営業活動が不要であり、債務不履行もなく、多様な仕事があるので多くのメリットを期待できます。このことから、企業などが入札情報を調査するニーズは広く存在します。

発注機関からの公示、公告の情報は、入札の実施や中止に関する情報や、今後の発注予定、また案件の落札者決定の情報などを含みます。そのため、入札の参加を検討している会社にとって非常に重要な情報が多いです。自社にとって有益な入札案件や情報がいつ掲載されてもいいように、こまめにチェックする必要があります。

２．入札の種類

入札方法には大きく以下の３つの種類があります。

●一般競争入札

一般競争入札は、発注機関から公告された入札情報をもとに、入札条件に合致する資格をもつ不特定多数の企業が入札に参加できます。そのうえで、技術力や入札金額など、発注機関側が求める条件で申し込みをした企業と契約します。
入札内容や参加資格が明確になっているため、透明性や公正性が高く、入札の経験が少ない企業も参加しやすい環境となっています。しかし、基本的に一番安い金額で入札した企業が選ばれることが多いため、契約した企業側は利益が出にくくなることが多いです。

●指名競争入札

指名競争入札は、発注機関側が求めている条件を満たしている企業を指名し入札に参加させます。その中で、発注者側が求める金額や条件に適した申し込みをした企業と契約をします。
競合会社が少ないため、落札できる可能性が高く、落札金額も一般競争入札よりは高くなります。しかし、発注機関からの指名がないとそもそも参加ができませんので、まずは実績や信頼が必要となります。

●随意契約

上記二つとは異なり、入札を行わずに契約企業を決める方法が随意契約になります。発注機関が、案件の施行ができる企業を選び契約を締結します。
競合が少ないため、上記二つに比べ落札できる可能性が格段に高く、落札価格も高くなることが多いため、企業側としても利益が出しやすいです。しかし、独自の技術を持っていなかったり、過去の入札経験が少ないため発注機関側からの信頼感得られないという点で、選定されにくいことがあります。

３．入札情報の調べ方

入札情報は、一般的に次のような調べ方があります。それぞれの方法についてメリットとデメリットを合わせてご紹介していきます。

●人力で情報検索する

メリット：最も大きなメリットは、新たな設備投資をすることがなく、従業員が仕事の合間に検索をすれば、コストが抑えられる可能性がある点です。
企業の場合は、従業員が自ら手作業でインターネット上を検索して、入札案件の情報を収集する方法です。

デメリット：一方で人的コストや手間、時間的コスト等をトータルで考えた場合は、むしろコストが上がってしまう恐れがあります。また人間による目視の作業となる以上、時間に限りがあり、すべての入札情報に目を通すことは難しかったり、見落としが発生したりする恐れがあります。さらに、タイムリーに情報をキャッチしたいときには不向きです。

●入札情報サービスサイト利用

入札情報サービスサイトを利用する方法です。入札情報サービスとは、一般に公開されている入札情報を集めたWebサイトを指します。

メリット：多くの場合、検索機能があることから手軽に全国の入札情報を探すことができます。自ら検索するのと比べて素早く情報にアクセスできるのがメリットです。また新着案件のメール通知を受けることができるサービスもあります。

デメリット：情報がある程度まとまっているとはいえ、人力で探す方法のため、手間や人的コストがかかります。またサービスによっては利用コストがかかることもあります。

●Webサイト更新通知ツールで自動通知

入札案件情報が記載されたWebサイトの更新が確認され次第、自動で通知を受けられるツールを利用する方法です。

情報の更新を確認したいWebサイトを登録しておくだけで、自動で更新されたかどうかのチェックをしてくれます。更新がなければ何もなく、更新があればメールなどで通知を受けられます。

メリット：この方法は、検索しなくて良いのが最大のメリットです。検索作業が丸ごと不要になるため、人的コストや手間などのコスト削減につながると考えられます。

デメリット：デメリットとしては、ツールとしての機能性やサポートを求めるとコストがかかる点です。ツールは無料と有料どちらもありますが、有料ツールのほうが機能面のサポートなどで導入メリットが大きいため、導入を検討する場合はまず有料ツールを選択肢として見てみるのが良いです。もちろん、その場合は導入コストがかかりますが、トータルコストや長期的なコストに換算すれば、かえってコスト削減になることもあります。

関連コラム：Webサイト更新を通知する方法をご紹介
関連コラム：入札情報の収集に！メール通知で素早く知る方法をご紹介

４．入札情報を自動通知する方法のメリットと成功事例

入札情報を調べる方法の中でも、Webサイト更新通知ツールで自動通知する方法が最もおすすめです。

先述の通り、検索不要であるため、手動検索の手間や入札情報サービスのコストなどのデメリットと比べるとコスト削減になると考えられます。

いち早く情報を入手できるので、他社より早く動くことができるようになり、入札案件の受注にも良い影響が出るでしょう。

また入札情報の調査だけでなく、競合調査など他の用途にも使えるのもメリットです。

実際、Webサイト更新通知ツールを導入し、入札情報や行政・自治体サイトの施策の情報収集を自動化して行うことで、作業負荷軽減やロス削減を実現した企業事例もあります。最新の行政情報を素早く入手できた結果、チャンスロスを回避できました。

活用例：入札情報や行政・自治体サイトの施策の情報収取を自動化し作業負荷軽減やロス削減を実現

５．まとめ

入札情報は日々、更新されており、最新情報をいかに素早く取得できるかが重要です。

Webサイト更新通知ツールの導入はメリットが多いため、導入を検討されることも多いでしょう。特にキーウォーカーのWebモニタリング自動化ツール「CERVN（サーブン） 」は、入札情報の収集におすすめです。

CERVNは、Webサイトの差分や更新情報を自動で取得し、メールでのお知らせが設定可能です。入札情報サイトの差分も自動通知ができ、どこが更新されたのかが画面上で一目で確認できます。詳細をお知りになりたい方は、ぜひサービスページをご覧ください。