検索不要！入札情報を自動通知する方法をご紹介

１．入札情報とは

入札情報とは、入札案件の情報を指します。

入札とは、国や地方自治体などの官公庁が企業などの民間事業者と契約締結を結ぶ際の契約方式です。何らかのモノを購入したり、プロジェクトや工事を行ったりするときに、民間事業者に協力を求めて事業を委託しますが、その際に入札方式で委託先の民間事業者が決められています。

そもそも官公庁が何らかの施策を実施するには、税金を使用して実施します。そのため一定の条件を提示した上で、慎重かつ、最安値で請け負ってくれる民間事業者を選ぶ必要があります。

入札案件は、民間事業者向けに国や地方自治体によって主にWebサイトにて公開されています。

企業にとって、入札案件は受注する仕事の内容が決まっており、販促や営業活動が不要であり、債務不履行もなく、多様な仕事があるので多くのメリットを期待できます。このことから、企業などが入札情報を調査するニーズは広く存在します。

２．入札情報の調べ方

入札情報は、一般的に次のような調べ方があります。それぞれの方法についてメリットとデメリットを合わせてご紹介していきます。

●人力で検索する

企業の場合は、従業員が自ら手作業でインターネット上を検索して、入札案件の情報を収集する方法です。

メリット：最も大きなメリットは、新たな設備投資をすることがなく、従業員が仕事の合間に検索をすれば、コストが抑えられる可能性がある点です。

デメリット：一方で人的コストや手間、時間的コストをトータルで考えた場合は、むしろコストが上がってしまう恐れがあります。また人間による目視の作業となるため、時間に限りがあり、すべての入札情報に目を通すことは難しかったり、見落としが発生したりする恐れがあります。さらに、タイムリーに情報をキャッチしたいときには不向きです。

●入札情報サービスサイト利用

入札情報サービスサイトを利用する方法です。入札情報サービスとは、一般に公開されている入札情報を集めたWebサイトを指します。

メリット：多くの場合、検索機能があることから手軽に全国の入札情報を探すことができます。自ら検索するのと比べて素早く情報にアクセスできるのがメリットです。また新着案件のメール通知を受けることができるサービスもあります。

デメリット：情報がある程度まとまっているとはいえ、人力で探す方法のため、手間や人的コストがかかります。またサービスによっては利用コストがかかることもあります。

●Webサイト更新通知ツールで自動通知

入札案件情報が記載されたWebサイトの更新が確認され次第、自動で通知を受けられるツールを利用する方法です。

情報の更新を確認したいWebサイトを登録しておくだけで、自動で更新されたかどうかのチェックをしてくれます。更新がなければ何もなく、更新があればメールなどで通知を受けられます。

メリット：この方法は、検索しなくて良いのが最大のメリットです。検索作業が丸ごと不要になるため、人的コストや手間などのコスト削減につながると考えられます。

デメリット：デメリットとしては、ツールとしての機能性やサポートを求めるとコストがかかる点です。ツールは無料と有料どちらもありますが、有料ツールのほうが機能面のサポートなどで導入メリットが大きいため、導入を検討する場合はまず有料ツールを選択肢として見てみるのが良いです。もちろん、その場合は導入コストがかかりますが、トータルコストや長期的なコストに換算すれば、かえってコスト削減になることもあります。

３．入札情報を自動通知する方法のメリットと成功事例

入札情報を調べる方法の中でも、Webサイト更新通知ツールで自動通知する方法が最もおすすめです。

先述の通り、検索不要であるため、手動検索の手間や入札情報サービスのコストなどのデメリットと比べるとコスト削減になると考えられます。

いち早く情報を入手できるので、他社より早く動くことができるようになり、入札案件の受注にも良い影響が出るでしょう。

また入札情報の調査だけでなく、競合調査など他の用途にも使えるのもメリットです。

実際、Webサイト更新通知ツールを導入し、入札情報や行政・自治体サイトの施策の情報収集を自動化して、作業負荷軽減やロス削減を実現した企業事例もあります。最新の行政情報を素早く入手したことで、チャンスロスを回避できました。

４．まとめ

入札情報は日々、更新されており、最新情報をいかに素早く取得できるかが重要です。

Webサイト更新通知ツールの導入はメリットが多いため、導入を検討されることも多いでしょう。特にキーウォーカーのWebモニタリング自動化ツール「CERVN（サーブン） 」は、入札情報の収集におすすめです。

CERVNは、Webサイトの差分や更新情報を自動で取得し、メールでのお知らせが可能です。入札情報サイトの差分も自動通知ができ、どこが更新されたのかが画面上で一目で確認できます。詳細をお知りになりたい方は、ぜひサービスページをご覧ください。