差分チェックとは?必要性やツールのメリットをご紹介

2つの文書や画像、Webサイトの情報などの違いを把握する作業「差分チェック」は、さまざまな分野で行われています。もし瞬時に差分が把握できれば、作業が効率化するのに、なかなかうまくいかないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、差分チェックの基本から必要性、ツールを利用するメリットなどをご紹介します。

目次

1.差分チェックとは

そもそも差分とは、2つのデータの差異のある部分を指す言葉で、差分チェックとは、2つの同じ種類のデータ間における違いを把握し、検出する行為です。
差分チェックの対象は、コンピュータ上のテキストファイルやプログラム、デザイン制作物、印刷物などが挙げられます。
よく利用されるのが、原稿やデザインなどのコンテンツ制作の業務です。更新前と更新後のデータを比較して、どこが変わったのかを確認する工程において差分チェックが行われます。
近年は、競合他社のWebサイトの更新情報を差分チェックし、どの情報やコンテンツが更新されたのかを確認して他社の動きを把握するということも行われています。

1-1 差分チェックの必要性

なぜ差分チェックという作業が存在するのでしょうか。

制作物や製造物を販売する企業にとって、差分チェックを怠ることは命取りとなります。例えば、クライアントからの依頼で納品物となる印刷物に修正が入った場合に、その修正事項が反映されないまま納品してしまったらどうなるでしょうか。クライアントからクレームが入ってしまうでしょう。しかし納品前に差分チェックを行っていれば、「ここに修正が反映されていない」ということに気づくことができるので、対応漏れを防げます。

また競合他社のWebサイトの更新を常に確認する企業については、更新チェックを行うことで他社の動向を踏まえた有効な戦略を立案・実行していくことが可能です。

差分チェックは、企業のリスクを低減し、事業の成功と成長につながると考えられます。

1-2 差分チェックを行うシーン

差分チェックは主に文章やデザインなどのクリエイティブな仕事で行われることが多いです。ここでは3つの例をご紹介します。

●htmlの差分チェック
プログラマやエンジニアが作成したhtmlの差分チェックです。どこをどう変えたのか差分をチェックし、記述したコードに誤りがないかなどを確認します。差分に気付かずに公開してしまうと、表示の崩れや動作の不具合に繋がるので、正確な差分チェックが必要です。

●文章の差分チェック
Webライターなどが書いた文章の差分チェックです。文章全体の重複や接続詞が不自然じゃないかなど、校正として差分をチェックすることが多いですが、1~2文字の少しの言い回しを変えることもあるため、見落としなくチェックすることが重要です。

●Webページ更新の差分チェック
Webページが更新されたときの差分チェックです。第三者が更新しているサイトの場合、どこが更新されたのか差分を確認することで、新しい情報を得ることができます。Webページの更新チェックは、いつ、どこを更新しているのかが分からないため、目視の場合は差分チェック頻度が無駄に増えたり、見落としが発生するなど、非効率になりやすいです。

2.差分チェックのやり方

差分チェックを実施する方法には、目視とツールの2種類があります。それぞれのやり方とメリット・デメリットを見ていきましょう。

2-1 目視

目視とは、人の目で確認することです。

例えば自社の紙媒体のパンフレットを制作するシーンがあったとします。印刷物はデータを校正して修正や誤字脱字などを反映した上で最終的に印刷されます。差分チェックを目視で行う際には、制作物の変更前と変更後を目で見比べて、正しく変更されているかを確認します。パンフレットは社外に配布する重要なものであるため、情報に誤りがないかという点も含め、差分チェック作業は複数人で行うことが多いです。 また、Webの場合であれば、お知らせなどを更新した後に、更新後のデータを目で見て更新内容が正しく反映されているかを確認します。紙と違い何度でも変更ができ、複数のページを一気に変更することもあるため、目視での確認が大変なことも多いです。

目視のメリットは、そもそも誤字脱字がある、データが違うなど、人の目でしか気づけない差分までチェックできることがあります。
デメリットは、人手不足の中、作業の負荷が高いこと、「見落とし」が発生する恐れがあること、人によって差分の検出率にバラつきが出ること、作業が属人化することなどが挙げられます。

2-2 ツール使用

差分チェックをツールで自動化する方法です。近年は差分チェックツールが複数存在しており、用途に合わせて適したものを利用することで効率化できます。差分を自動的にチェックし、その差分を色分けなどでわかりやすく表示してくれます。

メリットは、目視と比較すると差分チェックの処理スピードが大幅に向上し、校正や差分チェックの時間を大幅に短縮できることが挙げられます。また人手が不要になるため、省人化も可能になります。さらに校正品質の安定化、標準化にも寄与します。

デメリットは、人の感覚でしかわからない差分をチェックするのがむずかしいことです。例えばイラストのタッチを「もう少しやわらかく」という指示があった場合、イラストそのものが変わったことはツールで検出できても、「やわらかくなったかどうか」という点はツールでは判断できません。

しかしツールは人力と比較すると差分チェックの処理スピードが格段に速く、校正時間を大幅に短縮可能です。大量のページを対象とする場合はその効果をさらに得ることが可能です。総合的に見ると、ツール利用のほうがメリットが大きいといえます。

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3.差分チェックツールの導入ポイント

差分チェックツールを導入する際には、ぜひ次のポイントを押さえるのをおすすめします。

3-1 求める機能を満たしているか

差分チェックツール選びの前に、導入目的の明確化をしましょう。例えばWebページを比較する場合は登録できるURLの数、ライターの文章校正であれば自動通知やキーワード検知など、目的によって差分チェックツールに求める機能は異なります。どのような業務の差分チェックをツールで行いたいのか、それに必要な機能は何か、という点をあらかじめ要件として洗い出しておくと、過不足のない機能を備えた差分チェックツールを見つけられるでしょう。

3-2 使いやすさ・操作性

誰でも容易に使うことができる使いやすさや操作性が高いものを選ぶことは重要です。差分チェックツールで業務効率化を目的としている場合には必須の要件といえます。

3-3 差分の分かりやすさ

差分チェック結果を色分けして表示する機能は、多くのツールに実装されていますが、その画面のわかりやすさも重要です。パッと見て「どこが変わったのか?」が一目でわかるものを選びましょう。

3-4 サポート面の充実度

操作マニュアルだけでなく、不明点が生じた際やトラブルが生じた際の問い合わせ対応などのサポート体制はどのようになっているのかも重要です。具体的な対応方法を事前に確認しておきましょう。

4.まとめ

差分チェックは、多くのシーンで必要な作業です。近年は制作物だけでなく、Webサイトの更新を対象とした差分チェックもニーズが高まっています。

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