Web上のPDFが比較できる便利ツールとは？おすすめツールもご紹介
法律関連情報やITサービスの利用規約の確認など、Web上のPDFファイルの更新内容をチェックするシーンは多いですが、更新したことが分かっていてもどこがどう変わっているのか更新箇所が分からなかったり、見落としがないかチェックしなければならないため、もっと効率良く更新内容を比較したいとお考えの企業も多いのではないでしょうか。
今回は、Web上のPDFファイルの比較でよく用いられるPDF文書比較ツールのよくある課題、Webサイトモニタリングツールで実践するPDFファイル比較方法をご紹介します。
1.PDFファイル比較の重要性
PDFファイルの比較とは、PDFファイルの差分・変更箇所を比較することをいいます。PDFファイルが更新された後にいつ、どこが変わったのかを調べるために行います。IR情報など、自社にとって重要なPDFファイルの場合、誤って更新していないか、更新箇所は間違っていないかを見逃すことは大きなリスクとなります。そのため、PDFファイルの比較作業は重要な業務となることがあります。
2.Web上のPDF比較のよくあるシーン
Web上のPDFファイルの比較でよくあるシーンには次のことが挙げられます。
・ITサービスなどの利用規約の差分チェックをしたいとき
クラウドサービスなどのITサービスは、Web上で利用規約を公表しているケースが多くあります。その利用規約がPDF文書で公開されていた場合、差分チェックを行うことになります。利用規約は予告なしに変更されることがあるため、利用者は随時その変更を確認しなければなりません。変更箇所を正確に把握するためにも、差分チェックは重要な業務となります。
・自社発信・競合他社のプレスリリースやIR情報などの更新箇所をチェックしたいとき
Web上の企業発信のプレスリリースやIR情報などがPDFで公開されている場合に、自社、競合他社問わず、更新箇所のチェックは重要になります。例えばWordで作成したリリース文章や業績情報をまとめたPowerPointファイルをPDF形式に変換して保存する際に、文字化けしてしまうケースもあります。重要な文書においてそのようなミスは許されませんので、PDFの状態で確実にチェックできる状態を作る必要があります。
・法律関連情報の差分チェックをしたいとき
官公庁や公的機関が、法律について情報を公表する際に、PDF文書を用いるケースが挙げられます。インターネット上でPDF文書を更新して公表された場合に、それ以前の情報との差分チェックを行い、どこが更新されたのかを確認する必要があります。
3.PDFファイルのPDF文書比較ツールのよくある課題
PDFファイル比較を行う際には、目視による方法のほか、比較ツールを使うケースも出てきています。しかし、PDF文書比較ツールは次のような課題があります。
●ブラウザ非対応のツールではWeb上のPDFが比較できない
Web上のPDFファイルの比較のためには、ブラウザに対応している必要があります。ファイルをアップロードする形のブラウザ非対応のツールでは、Web上のPDFを確認することはできません。
●無料ツールは保証されないリスクがある
PDF文書比較ツールは、無料から有料ツールまでさまざまな種類があります。無料ツールは手軽に導入することはできますが、万が一、更新や差分チェックに漏れが出た場合に保証がされないリスクがあります。法律関連情報などの重要な調査対象については注意が必要です。
●費用対効果に懸念がある
一般的にPDF比較が必要なシーンはそれほど頻繁に生じるわけではありません。そのためPDF文書比較ツールだけに高額投資することは社内の承認が得られにくいでしょう。そのツールに求める効果と費用が見合っていなければなりません。
4.Web上のPDFが比較できる「CERVN」
Web上のPDF比較ツールとしておすすめなのが、Webモニタリング自動化ツール「CERVN」です。
●CERVNとは
CERVNとは、あらかじめモニタリングしたいWebサイトのURLを登録しておくことで、Webサイトのモニタリングを自動で行い、更新があるたびに通知を受けることができるツールです。通常のWebページはもちろん、Web上のPDFファイルのチェックも可能なため、PDF更新チェックの負担が軽減できます。
●CERVNによるPDF比較のメリット
CERVNは、更新前と更新後のデータをキャプチャで表示し、更新箇所がハイライトで表示されるため、相違点を簡単に比較することができ、更新箇所の見落とし防止に繋がります。
また、すべてのブラウザに対応しており、ブラウザに依存することはありません。
最短15分間隔で更新を確認・検知し、更新があればメールで通知を受けられるため、法律関連、利用規約などの見落とすことが許されない重要な情報への把握に最適です。
そして費用対効果の課題も解決できます。CERVNは最大で30,000URLが登録できるため、PDF比較以外にも、マーケティング/営業における競合サイトのチェック、エンジニアの脆弱性チェック、法務部の法改正チェックなど会社での様々な業務に使用できるため、費用対効果が得られやすいといえるでしょう。
5.まとめ
PDFファイルの比較は、頻度は低い一方で、重要度の高い業務です。PDF 比較を行えるツールの活用は推奨されることですが、いくつかの課題を解決する必要があります。
その課題解決におすすめのWebサイトモニタリングツールを選ばれる場合には、「CERVN」をおすすめします。
CERVNではPDFファイルの更新箇所が、差分のみ色付きで画面上に表示されるので、テキストや画像など、どこが更新されたのかが一目でわかります。キーワードを指定して更新検知もできるため、PDFファイル内において重要なキーワードを検知したい場合にも便利に利用できます。
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