PDFファイルの差分を一目で素早く比較できるツールをご紹介!

社内の情報共有や、企業のリリース情報、行政からの公開情報などPDF形式のファイルを閲覧する機会は多くあります。そのようなシーンにおいて、重要な情報だからこそすぐに確認したい、PDFファイルのどこが更新されたのか差分を素早く把握したいとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。今回は、そんなPDFファイルの差分チェックを効率化する方法をご紹介します。Web上のPDFファイルの差分を一目で素早くチェックできる方法もありますので、ぜひご覧ください。

目次

1.PDFで差分を比較するシーンとは?

ビジネスにおいて、PDFファイルの文書などの差分を比較したいシーンには次のような場面があります。

●官公庁や公的機関発信の情報の差分チェック

官公庁や公的機関がWeb上で発表する情報の中には、PDFファイルで公開されることがありますが、企業はそれらの情報を随時チェックすることも多いものです。PDFファイルが更新されたときには、変更点をチェックするために差分を比較したいニーズが生まれることもあるでしょう。

●サービス利用規約の差分チェック

クラウドサービスなどのサービスの利用規約は、Web上にPDFファイルとして公開されることが多くあります。もし利用規約に変更があれば、随時、差分をチェックする必要があります。

●自社発信のIR情報

自社がIR情報、プレスリリースなどをPDFファイルにてWebサイト上にアップしていることは多くあります。そのようなPDFファイルにおいて、更新箇所や誤った情報を記載していないかを確認したいときにも、差分チェックは必要になるでしょう。

●社内外におけるPDFファイルのレビュー時

社内外において、ローカル環境で複数人においてPDFファイルのレビューを行うシーンには、フィードバックや変更点を素早く把握したいこともあるでしょう。その際には、差分チェックが求められます。

●社内のPDF資料のバージョン管理を行いたいとき

社内のローカル環境で、PDF形式の資料のバージョンについて適切な管理を行いたいときにも、差分チェックが必要になります。

2.PDFの差分をチェックする方法

PDFファイルの差分をチェックする方法には、目視チェックのほか、次のツールを利用する必要があります。

●PDF比較ツール

PDF比較ツールとは、比較したいPDFファイル同士を読み込み、差分を比較できるツールです。アドビ社が公式で提供しているAdobe Acrobatのファイル比較ツールがその代表です。他にも、民間事業者が独自開発して、無料・有料、オンライン・オフライン対応などさまざまな種類のツールを提供しています。

無料で提供されているツールは、手軽に利用可能です。ただし、チェックの精度には不安があります。またWebツールは、一度Web上にPDFファイルをアップロードするため、無料のツールは特にプライバシーとセキュリティの懸念があります。またファイル容量が制約される場合があるため、使えるシーンは限定的と言えるでしょう。

●Webサイトモニタリングツール

Webサイトモニタリングツールとは、Web上にアップされている情報の更新をチェックできるツールです。例えばキーウォーカーが提供する「CERVN(サーブン)」は、Webサイトの差分チェックはもちろん、Web上にアップロードされているPDFファイルの差分も確認できます。

PDFファイルの更新箇所は、差分のみ色付きで画面上に表示されるので、テキストや画像など、どこが更新されたのかが一目でわかります。
一般的なPDF比較ツールとの大きな違いは、最短15分間隔で更新を確認・検知し、更新があればメールで通知を受けられる点にあります。
またCERVNではキーワードを指定して更新検知ができるため、PDFファイル内において重要なキーワードを検知したい場合にも便利に利用できます。
CERVNは有料ツールですが、有料だからこそ精度面・セキュリティ面で安心できるため、ビジネス利用に適しているといえます。

関連コラム差分チェックとは?必要性やツールのメリットをご紹介

3.Webサイトモニタリングツールは他のシーンにも活躍

Webサイトモニタリングツールは、PDFのファイルの差分チェックだけでなく、他のシーンにおいても、Webサイトのモニタリングおよび差分チェックが可能です。

●Webサイトの更新箇所の差分をチェックできる

Webサイトが更新されたら、その更新を素早く知ることができ、さらに更新箇所の差分もチェックすることができます。会社として随時、更新を確認しなければならない行政や自治体サイトの新着情報や、海外各国サイトに掲載されている法規・規約の変更などの際に、差分チェック行えることで、情報確認業務を効率化します。

●リスクモニタリングも可能

更新チェックや差分チェックの機能は、競合サイトの商品情報やサービス情報などの競合調査にも活用できます。また、景表法や薬機法違反に関するアフィリエイト記事や取引先の監視にも役立てられるため、リスクモニタリングにも役立ちます。

このように、Webサイトモニタリングツールは、Web上で更新をモニタリングしたい幅広い対象について、更新通知を受けることができ、どこが更新されたのかの差分を一目でチェックできます。社内に導入することで、PDFファイルの差分チェックと共に、多様な業務に役立てられる点は大きなメリットといえるでしょう。

関連コラムWebサイトの更新をチェックするには?おすすめの方法をご紹介

4.まとめ

PDFファイルの差分チェックの方法をご紹介しました。数ある方法のうち、Webサイトモニタリングツールの「CERVN」はPDF差分チェックのほか、ページの更新チェックやリスク検知にも使えるため、導入効果が高いです。チェック業務の率化とリスクモニタリングに活用してみてはいかがでしょうか。

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