法改正の通知サービスでチェックを効率化！自動化の方法もご紹介

1.法改正の通知サービスとは

●法改正の通知サービスとは

法改正の情報を企業に対して何らかの方法で知らせてくれる「法改正の通知サービス」があるのをご存じでしょうか。正確かつスピーディーな法令情報の把握が求められる中、サービス事業者による自動メール通知や、導入したシステムを介した通知などの自動通知のほか、人が直接情報をメールや電話、対面で伝えてくれるサービスの利用が進んでいます。

●法改正の通知サービスが応えるニーズ

法改正の通知サービスは、主に次のような企業のニーズに応えます。

・手作業の法改正リサーチの手間を削減したい
現代における情報リサーチはインターネットで手軽に行えるようになっているため、人がWebブラウザを開いて手作業での法改正リサーチを行っているケースは多いでしょう。しかし頻度や量が増えるにつれて手間がかかる上に、日本だけでなく海外でもサービス展開している場合は現地の法改正情報もチェックしなければならず、その業務負荷は膨大です。また、法律に加えて様々な利用規約もチェックしている場合もあります。そのため、情報が更新されるたびに通知がくるサービスは手間を大幅に削減します。

・膨大な量のリサーチ時間を削り人件費を削減したい
リサーチ量が膨大になればなるほど手間と時間がかかるため、企業としては人件費が上がります。通知サービスは情報収集作業そのものを削減するため、人件費削減につながります。

・定期リサーチの頻度を増やして遅延なく情報を得たい
定期的に手作業によるリサーチを行ってはいても、法改正情報の発表時期とタイミングが合わなければ、情報キャッチが遅れることもあります。また、本来は法改正のチェックではなく、改正内容の理解と対策の検討に時間をかけられるのが理想でしょう。通知サービスはその遅延リスクを減らし、リアルタイム性の高い情報取得とコア業務に集中するための環境整備ができるようになります。

・見落としのリスクをなくしたい
手作業によるリサーチはヒューマンエラーによる見落としのデメリットもあります。更新を見落とすことはめずらしいことではありません。通知サービスなら、こういった法改正の見落としのリスクもなくせます。

2.通知サービスの種類

法改正の通知サービスは、主に次の3つの種類に分かれます。それぞれメリットとデメリットを確認しておきましょう。

●法律に特化した情報提供サービス

法律に関係する情報を特別に取り扱い、企業向けに情報提供を行っているサービスです。常に最新の情報が蓄積されていくデータベースを構築しており、利用者はそのデータベースの中から希望の情報をメール通知で受けることができます。

メリット：データベースは、システムを介して手動検索を行えるサービスもあり、手動検索と通知サービスを併用できることがあります。

デメリット：有償であるため、コスト負担は避けられません。また通知を受けられるタイミングが法改正から数日後となるサービスや、定期的なメール配信時にまとめて情報提供されるサービスもあります。

●Webモニタリング自動化ツール

Webモニタリング自動化ツールは、Web上のすべての情報を対象にモニタリングを自動化するツールで、更新が確認されるたびに自動でメール通知がくるのが特徴です。指定のWebサイトのURLやキーワードを登録しておくと、更新があったページをメールで知らせてくれます。法改正情報が掲載されるページを登録しておけば、迅速な情報キャッチが可能になります。

メリット：法律に限らず、膨大な数のWebページの情報を定期的かつ自動的にモニタリングしてくれるので、リサーチの手間を大幅に省けます。またメール通知は、ツールが更新を確認した時点で届くため、情報キャッチをリアルタイムに近づけることができます。

デメリット：ツールは高機能で動作保証がされているほど有償での提供となります。また導入後はツール操作を覚える必要があります。

●行政書士などとの契約による情報提供

行政書士などの法律の専門家と契約すれば、自社に必要な法改正情報などの提供を行ってくれることがあります。
メールや書面、電話、対面での情報提供が基本となるでしょう。

メリット：情報提供のみならず、同時に法改正の要約や質問対応を行ってくれることもあります。口頭でやりとりできる場合は大きなメリットといえるでしょう。

デメリット：専門家や関係性にもよりますが、多くの場合に有償となります。また対応できる法律や情報量が限られることがあります。情報提供のタイミングも必ずしも即時、知らせてくれるかは定かではありません。

3つの種類の共通のデメリットである有償であることへの対応については、実質無料で行える社内での手動検索と比べて、費用対効果が得られるかどうかをサービス導入前に検討することをおすすめします。

3.Webモニタリング自動化ツールでできること

法改正通知サービスの3つの種類のうち、Webモニタリング自動化ツールは、即時性と対応できるボリュームの多さから特におすすめのサービスです。ツールでできることを確認しておきましょう。

●使い方

使い方は、主に次のような流れとなります。
1.Webサイトを登録
2.ツールが自動で定期的にWebサイトを巡回
3.更新が確認されればメール通知
4.更新箇所の目視確認

●Webモニタリング自動化ツールでできること

・最大30,000URLを登録できる
ツールによっては最大30,000URLをモニタリング対象にできるため、手動検索の手間と時間を大幅に削減します。

・キーワード指定で必要な情報だけ更新チェックできる
キーワードを指定することにより、知りたい法改正情報だけを入手できるため、情報収集を効率化できます。

・どこが更新されたのかをわかりやすく画面キャプチャで示してくれる
更新通知を受けた後、ツールを開けばテキストや画像などのWebページ上のどの箇所が更新されたのかを画面キャプチャでわかりやすくハイライトされた差分を確認できるツールもあります。

Webモニタリング自動化ツールであれば法律以外の情報も更新チェックできるため、企業としては汎用性高く使えます。またツールの操作はできるだけ簡便に作られているものを選ぶことでデメリットはカバーできるでしょう。

4.まとめ

法改正チェックは、企業内の情報リサーチ業務の中でも見落としが許されない重要な業務です。効率的かつ迅速に情報が入手でき、見落としのない方法を選びましょう。

おすすめしたWebモニタリング自動化ツールをご検討の際には、ぜひ「CERVN」をご検討ください。今回ご紹介した機能はすべて備えており、使いやすい操作性で貴社のWebモニタリング業務の効率化をサポートいたします。