利用規約の変更を自動チェックし通知を受ける方法をご紹介
企業が他社のWebサイトのサービスなどを利用する際には、利用規約を守る必要があります。しかしその利用規約は変更されることもあり、知らずに規約違反になってしまうこともあり課題となっています。そこで今回は、利用規約の変更への対応方法として、自動チェックして通知を受ける効率的な方法をご紹介します。
１．サービス利用側の利用規約にまつわるよくあるお悩み
企業が各種サービスを利用する際に、遵守する必要のある利用規約にまつわる、よくあるお悩みをご紹介します。
●利用規約とは？
利用規約とは、サービス提供事業者が何らかのサービスを提供するときに、利用者に対して提示する約束事です。
内容は、サービス内容に関するサービス提供者の権利義務、例えば著作権についてなど、サービスの利用者側がサービスを利用するうえで遵守しなければならない事項をまとめたものです。
サービス利用者は、サービスを利用する前に、利用規約の内容に承諾することが前提となります。承諾することによりサービスに契約したとみなされるのが一般的です。
●利用規約に関するよくある悩み
Webサービスやスマートフォンアプリなどの利用規約が変更された時に、サービス利用者側は、利用規約に変更があれば、即座に対応しなければなりません。しかし、知らない間に変更されてしまうと気付くことができず、知らずに規約違反となってしまう可能性があります。重大な違反行為となった場合は、利用者側の企業にとって大きな損失を被るリスクがありますので、速やかに変更を知る必要があります。
また、サービスベンダー側に有利な利用規約の変更があった場合は、サービス自体の乗り換えも検討する必要があるでしょう。
２．Web上の利用規約の変更を調査する方法
上記のような課題を解決するには、Web上の利用規約の変更を随時、調査する体制づくりが欠かせません。その方法には、主に次の3通りの手段があります。
●手作業で調べる
利用規約の変更がないか、定期的に人が目視でチェックするという方法です。ブラウザを開いて該当サイトの利用規約ページにアクセスし、変更がないかを目視します。もしくは、利用規約の変更のニュースが出ていないかをチェックする方法もあるでしょう。
メリット：大きなメリットは、社内リソースを使えば無料で実施できることです。調査する利用規約が少数であれば手動で調べることは容易です。
デメリット：一方で、数が多いと手間と時間がかかるため、時間的・人的コストがかかることは免れません。また、タイムリーに変更を知ることができないのも難点です。例えば一ヶ月に1回、手動で調べても、タイミングによっては利用規約が変更された時点から日数がだいぶ経過した後に知るといったことにもなりかねません。そうなれば、知らずに利用規約違反となるリスクがあります。
●Webモニタリング自動化ツールを利用する
Webモニタリング自動化ツールとは、Web上を巡回するモニタリングを自動化し、情報が更新されたら通知を受けられるツールです。
メリット：このツールを使うと、まず情報収集が自動化できます。そのため、対象サイト数が増えれば増えるほど手間が減ります。さらに、利用規約に変更があった際に、Webサイトの情報が更新された旨を即座にメールで通知してくれるため、タイムリーに情報を知ることが可能です。
デメリット：ツール利用は、手動調査と比べて、費用がかかります 。調査するWebサイト数などを考え、コストパフォーマンスが良い場合には有効な方法といえるでしょう。
●調査を外注する
情報収集や調査を専門とするサービスを利用し、調査を外注するという方法です。利用規約の変更に限らず、さまざまな情報を収集するサービスです。
メリット：複数のサービスの変更内容をエクセルにまとめて提出するといった、機械化しにくい柔軟な対応が可能です。
デメリット：対象サイト数の増加に伴い、費用が増えることがあります。また、サービス内容によってはタイムリーな情報取得ができないことや、対象サイト数や情報取得の範囲が限られることもあります。
３．Webモニタリング自動化ツールで利用規約の変更を調べるには？
ご紹介した方法の中でも、Webモニタリング自動化ツールで利用規約の変更を調べることは、手間を大幅に削減でき、効率的な方法といえます。実際、どのように変更を知ることができるのか、Webモニタリング自動化ツール「CERVN（サーブン）」をもとにご紹介します。
●利用規約のURLを複数登録できる
CERVNでは、更新を知りたいWebサイトのURLを登録することで、定期的にモニタリングを行い、更新を自動で調査します。最大30,000URLまで登録できるため、確認したい利用規約の数が多くても、対応できます。
●更新があればメール通知で即時通知
ページが更新されると即座にメールで通知を受けることができます。これにより、利用規約の変更を見逃すのを防止することができます。
●ツールで画面キャプチャによって更新箇所がわかりやすい
メール通知を受けた後も、利用規約のページのどこに変更があったのかを、ツール上で画面キャプチャによって示してくれるので、更新箇所がわかりやすいメリットがあります。
利用規約の変更調査においてCERVNを利用することは、調査工数の大幅な削減につながる上に、規約違反によるトラブルや法律に触れるリスクが軽減します。
４．まとめ
サービス利用時に利用規約を遵守することは、企業として重要な取り組みです。もし利用規約に変更があった際には、即座に対応する必要があります。
Webモニタリング自動化ツールのCERVNなら、効率的かつ即座に変更への対応が可能になります。お困りの方は、ぜひ利用をご検討ください。
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